一、入库前的准备工作
1.仓库保管员一旦接到采购部门转来的“采购单”，即应按物品类别、来源和入库时间等分门别类归档存放，并对库位、道路等进行检查。
2.物料在待验入库前应在外包装上贴好标签，详填批量、品名、规格、数量及入库日期。
二、入库
1.内购
(1)材料入库前，保管人员必须对照“采购单”，对物料名称、规格、数量、送货单和发票等一一清点核对，确认无误后，将到货日期及实收数量填入“请购单”。
(2)如发现实物与“采购单”上所列的内容不符，应即时通知采购部门主管。在这种情况下原则上不予接受，如采购部门要求收下则应在单据上注明实际收料状况，并请采购部门会签。
2.外购
(1)材料进厂后，保管人员即会同检验人员对照“装箱单”及“采购单”开箱核对材料名称、规格和数量，并将到货日期及实收数量填入“采购单”。
(2)开箱后，如发现所装载材料与“装箱单”或“采购单”记载不符，应即通知办理进口人员及采购部门处理。
(3)如发现所装载物料有倾覆、破损、变质、受潮等现象，经初步估算损失在2000元以上者，保管人员应即通知采购人员，公证人员等前来公证并通知代理商前来处理，此前应尽可能维持原来状态以利公证作业。如未超过2000元，可按实际数量办理入库，并在“采购单”上注明损失程度和数量。
(4)受损物品经公证或代理商确认后，保管人员即开具“索赔处理单"呈主管阅示，再送财务部门及采购部门办理索赔。
入库以后，保管人员应将当日所收料品汇总填入“进货日报表”作为入账依据。
三、特殊处理办法
1.超交
交货数量超过“订购量”部分原则上应予退回，但对于以重量或长度计算的材料，其超交量在3%以下时，可在备注栏注明超交数量，经请采购部门主管同意后予以接收。
2.短交
交货数量未达订购数量时，原则上应予以补足。但经请购部门主管同意后，可采用财务方式解决。届时保管部门应通知采购部门联络供应商处理。
3.急用品入库
紧急材料入库交货时，若保管部门尚未收到“请购单”，收料人员应先询问采购部门。确认无误后，方可办理入库。
四、验收与退货
1.为保证企业产品与服务的高质量，须高度重视来料质量标准问题。质量管理部门应就材料重要性及特性等，适时召集使用部门和其他有关部门按照生产要求制定“材料验收规范”，呈总经理核准后公布实施，作为采购、验收依据。
2.属外观等易识别性质检验的物料，验收应于收料后一日内完成。
3.属化学或物理检验的材料，检验部门应于收件后3日内完成。
4.对于必须试车才能实施检验者，由检验部门主管于“材料检验报告表”中注明预定完成日期，一般不得超过7天。
5.检验合格的材料，检验人员在外包装上贴合格标签，交保管人员入库定位。
6.检验不合格的材料，检验人员在外包装上贴不合格标签，并于，“材料检验报告表”上注明具体评价意见，经主管核示处理办法，转采购部门处理并通知请购单位，通知保管部门办理退货。
7.对于检验不合格的材料办理退货时，应开具“材料交运单”并附“材料检验报告表”呈主管签认，凭以出厂。
五、实施与修订
本规程呈总经理核准后实施，修订时亦同。
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