1、有些保管在办公室里的文件过了几年后利用率就会下降，对这样的文件进行保存管理时有必要将其与保管型文件分开。保存型文件在性质上分为永久保存和定期保存两类，因此应采用“保存中心”的形式，进行文件的永久保存和定期保存。
达到的效果：
通过区分办公室内的保存型文件与保管型文件，将利用率低的保存型文件移到成本适中的保存中心，可节约办公室的空间成本，缩短检索时间，提高工作效率。
2、分出定期保存的文件：
（1）把需要定期保存的文件转移到保存型文件盒，保存型文件夹，保存型文件箱中，并标明“作废日期”和“管理单位”。
（2）建议进行“中心保存”，即将永久保存型文件与定期保存型文件一起放到保存中心。
（3）文件保存到期后立即废弃、扔掉或销毁。
3、分出永久保存的文件
法律规定了保存年限和各种公司的历史性的相关文件等需永久保存的文件资料，可以仍旧使用原有的保管型文件夹、纸型文件盒等原型保管文件夹，不过，如果使用保存型文件夹将会更经济一些。如果把利用率低的保存型文件仍旧放在办公室，将造成办公室的拥挤膨胀，浪费空间，防碍高效的管理。因此，建议选择经济的地方建立保存中心。
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