秘书（Secretary）一词缘于拉丁文secretarius，意即“可靠的职员”。而现在秘书被冠以除“Secretary”以外的其它头衔：Office Coordinators（办公室协调员）、Confidential Secretary（机要秘书）、Executive Secretary（执行秘书）等等。在很多国家，高级秘书有时甚至就是公司里的二把手。
据介绍，在世界范围内，从初等的职业地位开始，秘书走过了很长的发展道路。早期的秘书只是进行听写工作的文书，写得一手好字；慢慢发展下来，随着教育程度的提高，秘书开始承担更多的职责，他们开始撰写公函、规划会议、与客户沟通、培训员工等等；而在最近10年间，秘书的变化更是天翻地覆，现代秘书要学会使用计算机、互联网及其它多种高级技能，在现代办公室中扮演着重要的“信息管理者”的角色。
一、 我国秘书行业发展状况与趋势
专业秘书在我国发展的时间并不是很长，到目前为止，这个职业队伍已经相当庞大。据不完全统计，目前持有秘书资格证书的人数就已经达到11万以上，而从事秘书职位的不下百万人，仍依然不能满足市场的需求，可见秘书行业发展的潜力巨大。但在全国众多的秘书大军中，真正受过秘书系统培训的人不足三成，大部分人是改行而来的，在工作中边干边学。
以其职能而言，我国秘书百分之七、八十均为商业秘书，角色介乎业务与行政之间，而且绝大部分并没有经理层级的决策权，或者，是权力太大，等于老板一样。这都是国外企业组织体系内所没有的怪现象。而国内秘书的职权往往不能划分清楚，因此，所负责任小，职权范围狭窄，自然待遇不高，取代性高，流动性大。
曾在英国获得“Super Secretary”头衔的Shirley Taylor发现，在中国，秘书并不是一个受尊敬的职业；同时，秘书的专业训练不够完善，一些人只要会打字、会使用电脑、复印机就可以做秘书了，根本谈不上专业性。她坦言，中国秘书未达国际标准，而马来西亚跨势集团创办者施国忠先生指出，据他观察，在很多情况下，中国秘书不够自信，他们自觉地把自己定位在一个“低级”的角色，只是等待老板命令，而不会主动提前解决问题，这显然不符合高标准高薪水的要求。中国秘书的现状主要还是来自大多数秘书的表现，“你具备什么样的能力，才能得到什么样的回报”。
随着大多数组织结构的扁平化发展，大多数办公室职业人员将承担更大范围的职能，越来越多的职业人员将需要协助更多的管理职能，这就要求秘书们必须要时刻保持领先的职业技能，而不是办公室的冗员，以免成为扁平化的淘汰对象。
从社会实践看，近10年来，我国的生产结构从农业转向工业进而向现代工业发展，城市化、商业化、市场化为秘书这一“白领”职业的发展提供了环境。社会职业分工越来越细，专业内容和技术成分越来越强，因此在协作中需要协调、沟通、弥合的地方更多，这也给秘书工作拓展了空间。秘书学认为，秘书的主要职能是通过办理事务性工作发挥自己的协调作用和信息作用。因此，只要有领导与基层，有组织内部门与部门，有组织与社会，就会有秘书的职业发展空间，关键在于秘书自身的发展因素。
保持完善的专业化、持久的永业化是秘书职业发展的重要内在因素。完善的专业化是指秘书在现代社会发展中，必须确立职业的专业知识技能和素质，就是职业资质。这种职业资质是秘书特有的，保证秘书并立于其他社会职业之中。秘书的资质中的确有些太容易被人替代，因此进一步确立和完善其职业的核心资质非常重要。比如秘书的“第二专业”知识和工作悟性，应当是专业资质的重要内容。持久的永业化是要逐步建立稳定的秘书队伍、合理的秘书人才结构。秘书职业女性多、年轻人多、流动性大，短期从事秘书工作的人员多，这都向持久的永业化发展提出了挑战。完善的专业化是永业化的一个基础，秘书的考核与晋升制度、秘书的职业准入和职业等级制度，也是永业化的重要因素。
二、国内外秘书职业对比
在美国，秘书是个既严肃又体面的职业，不仅从业者众多，而且很受尊重。由于有极为严密的组织，所以无形中在整个世界上，美国的国际专业秘书协会（PROFFSSIONAL SECRETARIES INTERNATIONAL）就具有领导地位。而过去五年当中，秘书在美国企业界的角色，有非常戏剧化的转变，许多经理人运用能干的秘书，视同其为经理群的一份子。这种秘书角色在办公室内的改变，原因很多。主因之一，当然是由于电脑科技的日新月异，使得传统性的秘书例行工作简化，而且大大提升了秘书专业化的地位。秘书因而有更多时间从事更具有创意、如规划、预算、行销等方面的工作。
改变的明显例证，根据该协会的执行总裁海曼先生（J·A·HEITNAN）分析有五点，分别是：
第一，秘书已逐渐受到大众的认可。由于该会所推动的授证专业秘书考试制度，使全世界已有二万八千一百二十二人具有该项CPS名称名衔。
第二，秘书的待遇已逐步提高。美国秘书的收入因行业、地区等因素而存在差异。从地区来看，南部城市秘书收入普遍较低，而北部及西部城市较高。从行业看，运输、司法及公共服务业秘书收入较高，而贸易、金融及房地产业的秘书收入较低。一般而言，行政秘书的平均年薪为3.1万美元，而司法秘书的收入可高达3.4万美元。至于政府秘书，根据2001年的统计，在联邦政府工作的秘书起薪为1.7万美元，平均年薪为3.3万美元。而依1987年美国劳工统计局的说明，一般美国秘书的年薪约在20644到29014美元之间。
第三，秘书的责任逐渐加重。办公室的电脑化，使得秘书们均成为“资讯技术员”。经理人依赖秘书处理更多的行政工作，并且提高办公室整体的生产力。经理人也因此更希望秘书能接受更多的教育；更会对于那些有进步、专业化、有组织、有能力处理大量资讯的人特别看重。
第四，秘书的生涯规划。以往的生涯规划，乃是指秘书在以后的工作中升迁到某一种新行业时的准备；而今天的生涯规划，则是指现在的因为办公室自动化后人力结构改变，而产生新的秘书工作机会所因应的训练及规划。
第五，适应未来的变化。这种的变化不仅指在技术层面的改变，并且还是指这一切的改变背后的因素。也就是了解自己的取舍、规划个人的前程及目标，并且运用个人的技术层面的能力，全力适应未来办公室整体变化的挑战。
针对未来秘书的期望所做的一项调查显示，大约四分之一的人对于这一行业的喜爱是肯定不会变的；另有四分之一的人准备继续深造。约有15%的人没有答案。另外35%的人答案很分散，这包括：5%的人已有其他才能可随时转业；5%的人已经生病了；7%的人自行决定要创业；8%的人太穷上不了学；另有15%的人决定终身当秘书等等。
依照这些发生在美国的统计资料，可以粗略的描述将来在我国秘书发展专业化的过程中，所可能遭遇的一些问题。基本上，除了外商公司秘书的待遇及职能与西方企业相似以外，我国的秘书和西方秘书有几点完全不同的是：
第一，本国老板常将秘书当作部属或差役；外商则常将秘书视为朋友。对等的差距比较不同。
第二，我国秘书多半是有大专以上的程度，甚至不少比主管的学历高。国外则均以高中毕业之后进入秘书学校进修一至两年的专校生担任秘书。
第三，我国缺少秘书学校，故而市场所需的秘书都没有正规秘书训练；西方秘书则一律均有专业执照或证书才能任职。
第四，我国的秘书所担任的工作繁琐，是因为职务分类不明显之故。西方秘书如果有秘书的头衔，就通常已是主管个人的助理或执行秘书，其待遇有别于一般打字、接待及文书人员。
由于这些不同点，我国秘书的生涯规划就与西方略有差别。因为，如果要由幕僚性例行工作改任主管，必须处具有专业知识、行政能力、政治手腕。秘书在例行性文书处理、档案、资讯、旅行约会安排等工作进行过程中，必须及早培养及再学习专业经理人的知识，如管理课程、电脑操作、软体应用、资讯汇整等等，并选择一项专精的管理内容，如人事、财务、资讯、行销管理等，才能堂而皇之地进入专业经理的角色与殿堂。
所以，升迁的准备工作很重要：要先选择、学习、得到主管的肯定等机会，才能向主管的角色迈进。而这其中每一个环节都要靠自己努力才行。
三、国内秘书职业资格认证
如果终身以秘书为职业，则亦必须有生涯规划。因为，办公室内的一切都将随科技时代来临而改变。如果秘书不能逐步专业化，重要的技能不能很快地学习，那么竞争之下，就会惨遭淘汰。在这一点上，我国早应大力提倡秘书授证制度，经过考试，将秘书确立在专业化的角色上。这样，秘书这项行业才会更受到尊重和肯定。当然，配合考试，社会上更应出现许多秘书的专业学校才对。
秘书这一行，在工作内容上，虽然全世界都是一样，属于例行性的幕僚作业。但对于授权层次及分类标准，确有极大的差异。从世界性的秘书角色规范来说，所谓秘书，系指特定主管的左右手，能够在没有监督的情况下，独立处理决策者的事务者，然而，国内由于专业训练秘书的机构不多，而秘书的需要量极大，故而“专业秘书”的角色，始终未能建立。
在这个问题上，事实上又可区分出秘书人才的培养，秘书要求的资格认定，与秘书的职权范围三部分，每部分都互为因果，要彻底改变国内国内专业秘书缺乏的状况，当然是加速设立专业专职学校培养秘书专业人才。各种强化的秘书培训，可以很好地弥补秘书工作专业不足，成立若干所训练秘书的专科或职业学校在我国已是刻不容缓的事业。
现将我国目前的秘书职业资格考试做一简单介绍：
（一）国家秘书职业资格鉴定与考试介绍
国家对秘书职业资格的鉴定是由国家劳动和和社会保障部认定的，鉴定内容基本上是以秘书工作的基本要求和不同等级秘书的具体工作内容来划定的。基本要求包括职业道德、汉语知识、办公自动化、速记、法律与法规、经济管理六方面。基本内容部分主要采取书面考试的形式，并将秘书职业等级分为四级，分别为：五级秘书（国家职业资格五级，即初级秘书）、四级秘书（国家职业资格四级，即中级秘书）、三级秘书（国家职业资格三级，即高级秘书）、二级秘书（国家职业资格二级，即技师秘书）。对不同等级的秘书归纳了共同的职业能力特征：“要求具备较强的文字与语言表达能力、综合协调与合作能力、逻辑思维与分析能力等。”
但目前国家对秘书职业技能鉴定也有不少局限，如职业标准与职业发展没有完全同步，仍需进一步完善。此外重理论，轻实际操作的鉴定方式并不能真正体现出秘书的职业技能水平。
（二）英国的剑桥秘书证书考试
英国剑桥大学考试委员会的剑桥秘书证书所遵循的标准是为世界各国所推崇的。证书考试的程序和评估设计被认为能适用于不同的地点、体系和文化。这个证书考试的目标是培养和考察学院的秘书技能，使学生能够展示独立思考的能力、将所获技能应用于实际工作环境中的能力。它主要从以下八个方面考察秘书的能力：文字处理方面的能力；交流和任务管理方面的能力；办公室管理能力；速记能力；对客户服务的能力；沟通技能；组织会议和事件的处理能力；信息和沟通技术（重点在计算机应用）。
（三）英国的NVQs秘书考试
NVQs（National Vocational Qualification System）即国家职业资格证书制度，是英国的以国家职业标准为导向，以实际工作表现为考评依据的一种新型的职业资格证书制度。在英国NVQs被认为是覆盖了所有职业，即从刚工作的新手到高级管理人员的所有技能和知识层次。
1994年开始，我国与英国开展中英职业资格证书合作项目，1997年两国在研讨交流中提出了在中国部分地区引进英国NVQs文秘（行政管理）和市场营销资格证书的意向。
NVQs的秘书考试英文原文是Administration，是英国NVQs行政管理及文秘标准委员会制定的，它的职业概念涵盖了行政或事务管理所包含的全部内容。它的标准体系的基础部分所描述的职责主要是执行性的事务工作，包括来访接待、安全保卫、文件收发、信息处理、文档保管、文件准备和办公设备使用等等。与我国所说的秘书（英文Secretary）职业相比，它强调了管理和行政事务。
四、国际秘书节在中国
提起“秘书节”想必是个十人九不知的“冷节”，其实它的诞生也不过短短的50年。为了肯定秘书的贡献，1952年两位美国芝加哥资深秘书向美国商务部部长提议建立秘书周计划，很快提出批准，并且于2号到7号设立秘书周。但是正式“秘书节”的提出是在1955年，将秘书周定在每年4月份最后一个完整的星期，而这周的星期三为秘书日。
每一年的秘书节都会设立一个主题，2004年（秘书日是4月21日）的秘书节主题是“杰出使者”，即适合于当今全球商务环境。同时这个主题也意味着成为一个有效的沟通者的重要性，并提议行政专业人士有为基层行政职员和学生担任良师职责。2005年是国际秘书节的第50个纪念日，国际秘书协会为秘书节设立的主题是“Innovation Advances Administrative Professionals”，意即“创新引领行秘专业人士”。
秘书节设立的宗旨是为了表达对秘书的敬意，借节日向秘书们道声辛苦，秘书节庆祝的方式是多种多样的，没有一个法定的规定。例如这一天老板给秘书们放假，对平日辛苦工作的秘书而言，半天假，即是心理安慰，也是身心的休息，或是送一些礼物或者是鲜花来表达谢意和理解，还有的老板邀请秘书为座上客，让从来都是席间应酬的秘书成为餐桌上的主角。此外表彰也是个不错的选择，在节日里评选出最佳秘书。例如新加坡每两年选一次“最专业秘书”。表彰最具专业精神、工作效率高和有杰出表现的秘书，而评选中老板的票数很重要。还有些常见的如举办各种形式的聚会或者联谊会来庆祝节日。
这一天不但是秘书获得殊荣与奖励的时候，也是秘书们可以畅快发泄对老板不满的一天。其间的一些趣闻也颇具戏剧性。1992年，“美国平等就业妇女联盟”为了庆祝全国秘书节，根据上百名秘书的陈述，评选出当年度的“最坏老板奖”得主。获得1992年度“恶老板”头等奖的是一家食品供销中心的负责人。这个公司的黛博拉?珀金斯小姐除了担任会计工作外，还得充当活闹钟，每天早晨到办公室隔壁的公寓里把老板夫妇从床上叫醒。珀金斯小姐觉得这份工作和老板夫妇的德性使她难以忍受。“恶老板奖”第三名的得主是一名司法系统女秘书的顶头上司。他要求女秘书帮他包扎臭烘烘的脚趾头，检查嘴巴里的溃疡伤口，在女秘书办公室内修剪八字胡，把胡子渣倒在女秘书的垃圾桶内，并不准女秘书在办公室吃带有腥味的食品。
女秘书罗娜·贝尔德的老板则获得当年的“不道德奖”。他得奖的主要成绩是：坐在抽水马桶上把厕所门敞开着，自己一边拉屎一边进行口授，让女秘书进行记录，厕所内的风光一览无遗。贝尔德小姐无法忍受这样的侮辱，当天晚上就提出辞职。
随着国际化的潮流，秘书节也渐渐走近中国秘书们的视野和生活中。在国内，秘书节的庆祝活动最初只悄然流行在外企中，近些年来随着民间力量及组织的致力推广及商业行为的推波助澜，秘书节在中国也越来越成为一种时尚，越来越多的本土公司企业开始为秘书们过自己的节日。
2000年由北京市外国企业服务总公司与亚商在线共同主办的“2000年国际秘书节FESCO网上大赛”、2004年由温州市市点秘书事务所和温州秘书网主办的2004年国际秘书节征文、由亚商在线和千龙网联合举办的2004“春暖职场看秘书——4月秘书节征文大赛”等一系列活动将秘书节这一还不被国人所熟知的洋节日落地国内。特别是2005年，由亚商在线发起并联合搜狐策划并推出了“2005首届‘炫秘书’之花评选”活动，将近些年的秘书节活动推向了一个新高潮，这一届炫秘书采取网上与网下相结合的方式，吸引了来自不同类型公司企业的几千名行政秘书人员参赛，并进行了视频线上决赛转播。而同期亚商在线与高等秘书学院联合举办了主题为“创新引领职业秘书”的2005国际秘书节中国论坛，邀请了200多名来自各行各业的秘书，就秘书的职业发展问题做了深入的探讨。此外“主题体验日”和“最受秘书喜爱的办公产品品牌”等系列活动使得2005年的秘书节更加红火热闹。
这一天，国内企业的秘书们也有不少收到来自老板和同事们的祝福和礼物，汉口的一家公司为秘书们过“秘书节“是他们企业的一大传统，每到这一天秘书们都会聚集在一起召开一个由公司老总举办的“慰问会”，秘书们无一例外地会收到同事们的慰问信，以及体贴下属的老板送上的贺卡、相框等小礼物。一份关怀与尊重令秘书们感激与开心。 |
|
