随着现代企业制度的建立和现代化的发展，提供档案信息为企业服务，最大限度地实现档案的价值，是档案工作的根本目的。如何利用档案信息资源为领导决策和生产经营提供依据，产生最大效益，是摆在文书档案人员面前的重要任务。下面对文书档案工作谈一点认识。
一、正确处理文书与档案工作的关系。
在企业减员增效大趋势的形势下，文书处理和档案管理两项业务工作由一人承担的现象较为普遍，作为文书档案工作人员如何处理好文书与档案两者之间的关系，更好地发挥文处理和档案管理工作的两种职能，为企业的经济发展服务，是文档工作者的面临的首要任务。
文书工作是档案工作的基础，档案工作是文书工作的延伸和发展。文件是档案的主要来源，档案是由形成文件材料办理完毕转化而来的，不言而喻，文书工作不仅直接影响着文件材料的质量，也直接关系到档案工作的质量。
任何事件，通过一定的条件可以互相促进、相互转化。对于文书人员来说，文书与档案两者关系理顺了，可以收到事半功倍的效果，档案工作做好了，会对文书工作产生积极的作用，促进文书工作的进一步完善和提高。通过档案工作，可以发现文书处理工作中存在的不足。如文件材料的质量，立卷归档是否齐全完整，分类组卷是否科学、规范等，从而完善和改进文书处理各项制度和办法。只有文书和档案两项工作有机结合起来，才能为办公室各项工作正常运转提供必要的保证。
二、文档人员的综合素质对文档工作的影响。
如何使文档人员综合素质适应现代企业管理和现代化的发展要求，充分有效利用档案信息资源，同时要保证商业秘密，这就对企业文档工作者的综合素质提出了更高的要求，是文档工作的一个新课题。
爱岗敬业，开拓创新，以一流的素质争创文档一流的成绩，事业成败在于文档工作的质量好坏，关键取决于文档工作人员的素质。因此作为一名合格的文档工作者应具备：
1、窗口意识，文书档案是办公室工作的一部分，文书工作人员除了担负文件收发、登记、传阅、批办及文件归档等工作。往往兼接待来访查询等事务性工作，工作性质和特点决定了文档工作者既须甘于默默无闻、埋头苦干，又要谦虚热情、诚恳待人，以自己良好的修养气度，热情周到服务态度体现公司机关工作的一个侧面。
2、专业意识，文档工作是一项专业性很强的工作，做一个合格的文档工作者应具备多方面知识和才能，不但应具备文书、档案管理学及写作、计算机等方面的知识，还应根据工作需要，不断学习各类知识。比如在上市公司，就需要多了解证券知识及相关法律、法规知识。因此，文档工作者要始终怀着对文档事业高度的责任感和使命感，始终不渝地吸取现代文档管理的知识、手段、方法，不断提高自己的专业素养和业务能力，爱岗敬业，开拓创新。
三、与实际工作相结合，制定有效工作方法。
要充分认识市场经济的基本特征，给企业档案工作定好位，找准方向，以大力开发档案信息资源，努力为企业改革和发展服务作为企业档案工作的出发点和归宿点，努力发掘和实现档案工作的价值，具体应做发以下几方面工作：
一是迅速行动，加强调研，找出工作切入点和努力方面，企业改制过程中是档案管理容易被忽视的时期，这一时期会产生大量原始档案、重要档案，不但是文档工作及时介入、加强监督的关键时期，也是使文档工作与企业发展融为一体的关键时期。早动手、早部署，深入实际，搞好动态研究，加强档案的收集、整理，保管，防止档案散失，为提供利用打好基础。比如，在陆桥公司机关成立初期，为了工作方便，大量原始文件材料分散在其他部门或个人手里。根据这种情况，先后制订了《公文处理办法》、《档案管理办法》、《保密制度》等。理顺了归档程序，又及时收集、理顺了各类原始档案。在上市申报材料中，大量重要原始档案的及时利用，争取了时间，为以后的工作进程奠定了基础。
二是制定文档管理框架，充分利用各种规章制度、文件办理程序来规范档案管理。针对企业改制初期多数人员对文档认识轻淡、文档程序不了解的现状。要充分认识到管好、用好企业档案是文档工作者的重要职责，不消极等靠，积极运用各种方式为档案工作争取地位。增强企业领导和管理人员的档案意识，使档案机构的设置、人员的配备、基础设施与业务基础的建设落到实处，为档案管理和开发利用创造必备的条件。文档工作不应只限于过去的工作模式，要切实根据工作实际，摸索出适合自己的检索工具，更方便、快捷、高效利用档案。
三是突出重点，抓住主流，集中精力解决好当前的热点问题。要把开发利用档案信息资源，为企业生产经营管理搞好服务作为档案工作的重点，根据企业发展对信息在量和时间上的要求，在企业档案收集信息方面加强研究，找出方便、快捷的提供利用方法。根据现代企业制度对档案的新要求，抓好企业改革、资本运营等方方面面的档案收集，在确保商业秘密、国家机密不被泄露的基本前提下，积极提供利用，充分发挥档案的原始凭证作用。
四是加强学习，提高素质，增强适应工作的能力。现代社会正处于科技飞速发展的知识经济时代，而科技知识和人才教育是公认的知识经济的两大支柱。作为创造性思维相对较少、知识面相对狭窄的档案人员，要跟上时代前进步伐，要努力学习和掌握计算机、现代企业制度、各种法律、法规等知识。提高自身的综合素质，提高接受新知识的能力，提高应用新技术手段解决档案保管、保护、编研及提供利用等问题的能力，使自己成为多面手。创新性开展工作，使文档工作的发展尽快转移到依靠科技来管理，依靠科技来开发，依靠现代化技术提供利用，构建新的企业信息资源平台。
总之，文书档案是企业发展不可缺少的信息资源，只有规范化、标准化的管理，才能保证文件材料的齐全、完整，更好地发挥档案的重要作用，为企业的生产、经营服务，创造经济效益。
转自：日照档案网 |
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