问：我们已经找了会议公司，可为了更好的做好这次我们公司年会，我想了解一下我们还需要做什么工作？
答：有了合作伙伴(会议公司)，并不意味着作为会议执行方的您就没有什麽可做的了，其实还是有不少工作需要您自己去做（牵扯到您所在的企业内部信息，外界不好介入），您只是由原来的事无巨细、亲历亲为，变为更多的在全局上的运筹帷幄。
1、 在会议开始之前，全局性的总体策划还得由您来做，做出会议进程“时间进度表”。
2、 一般情况下以电话通知各单位在何时、何地举行会议，并确认各单位与会代表人数。
3、 如果会议形式比较郑重，除电话联系外，需要以书面文件或通知单、邀请函的形式与各单位联系，并取得明确答复（如书面文件或通知单、邀请函需特殊制作，您还得与印刷厂商协商处理）。
4、 取得合作伙伴开出的可提供的服务项目表，针对所需的服务与合作伙伴签署相关协议、合同，以法律手段保护自己的合法权益。
5、 您必须自己制定出会议日程表和会议演讲稿及相关报告内容，如果会议内容并不涉及内部机密，也可将情况告之合作伙伴，请他们协助制定。
6、 在有了合作伙伴帮助联系酒店、机场、餐厅、广告公司、印刷厂商、车队等单位的同时，根据“时间进度表”进行及时的询问，落实计划的进度。
7、 会议开始时参与报到工作，作好协调工作，分发资料，同时可以认识新朋友，加深与老朋友的关系。如果与会代表是要交会务费的，您还得负责收取会务费。
8、 报到结束后，及时通知合作伙伴最准确的人数、房间数，多出或少出的房间及时与酒店协商解决，避免酒店和您不必要的麻烦。
9、 正式会议开始之前，检查会场的布置工作（灯光、音响、场形、绿化和特殊设备），确保万无一失。
10、 与合作伙伴协商制定出合理的用餐、叫醒、开会时间。
11、 作好会议期间的协调工作。
12、 制定与公司和此会议的总目标相一致财务预算，定金一般是先预交总费用的50%，其余费用会议结束时一并解清。
13、 会议结束后，根据实际情况做出此次会议的总结报告，备档。
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