★ 普通的和专门的会议材料
会议的主持者和秘书应该共同协商，以确定会议需要的有关材料。秘书必须提供以下材料中的一部分或全部：
☆会议文件夹(内有与这次会议有关的材料)。
除了篇幅很长的报告和体积过大的文件外，大多数材料都可以放入一个或几个文件夹中。收集与议程题目有关的必要信件和其他材料，以及上司想在会议上介绍的新事物(产品)有关的材料。会议结束之后，要把所有的材料都归人档案。
☆会议记录簿和登记簿。
☆社团的标志。
☆寄发给股东的会议通知副本(上面有寄发日期的邮戳)。
☆商行所加入的公司的法规副本。
☆加入公司的证书副本(包括修正案副本)。
☆共同章程的副本(包括修正案副本)。
☆会议规则。
☆用作宣誓书、誓约及其他用途的空白纸。
★核对资料
如果有大会发言，一定要把发言稿打印好，事先分发给每个会议代表。领导的发言稿，一般都是由秘书起草。一个有丰富经验的秘书在他把发言稿交给领导时，会给领导一些提醒，哪些问题应该重点讲一讲；哪些问题代表可能提出质疑。总之，秘书自己一定要先吃透这份发言稿。
准备会议资料时，不能是有多少代表就打印多少份，一定要留有充分的余地，因为有时可能出现代表丢了资料找你要第二份的情况，也有可能会议又临时增加几个列席代表。资料多了固然有些浪费，但少了的话，哪怕是少一份，也会惹出许多麻烦。
★校对方法
比较适合文件校对的方法主要有对校法、折校法、读校法。
☆对校法，适用于定稿上改动较多的情况。操作要领是：将定稿置于校对者左方或上方，校样置于右方或下方，逐字逐句核对。
☆折校法，适用于定稿整洁、改动不多的情况。操作要领是：定稿置于桌上，轻折校样，将其中待校文字处于页面第一行，压在定稿相应文字行下，与定稿上的文字一一核对。
☆读校法，主要适用于定稿内容浅显简单，生僻字、专用名词术语较少，格式变化不大的情况。操作要领是：二人合作，一人读定稿，一人看校样校对。 |
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