呈交上司的邮件
作为一名秘书，在将邮件呈交给上司时应该注意哪些事项呢?
1、应该千方百计赶在上司进办公室之前把收到的邮件准备好，或者在上司到办公室后不久准备好；
2、如果以前的保存在档案中的邮件与现在这封邮件有很大的联系，要把两者放在一起；
3、不要忘记问上司是否希望把收到的亲笔信复印几份；
4、根据重要程度整理上司的邮件，最重要的放在最上面。电子广告商也经常使用快速传递手段，因此必须把这些材料与特别紧急的信件分开；
5、征询上司的意见是否可以使用不同颜色的文件夹存放不同类别的邮件；
6、征询上司的意见是否需要对邮件进行归纳和评述。如把长信中重要的地方标出来，或者是把有用的地方记下来。如果是一封请求上司在宴会上发表讲话的信，也许需要秘书在信的空白处标出时间、地点等信息，并指出与其他约会是否有冲突；
7、可以使用黄色笔标出重要的词，这样复印时就不会留痕迹；
8、要注意是否允许在邮件上写字或者做记号，在得不到许可的情况下，贴一张自动粘贴或可以移动的小条。
上司不在时如何处理邮件
上司工作繁忙，经常不在办公室，可是有关上司的邮件又最多，在这种情况下如何处理邮件取决于公司的制度和上司的个人习惯。
参考方法：
1、如果上司习惯于每天给办公室打电话，就应该把内部信件和外来的信件分开，同时把每封邮件的内容大致记录，这样就可以随时向上司汇报；
2、如果上司没有每天给办公室打电话的习惯，应该主动打电话把需要上司亲自处理的邮件告诉他，或者传真一份给他；
3、如果上司离开时间较长，应把所有邮件——无论是私人邮件还是商业邮件——都通知给他；
4、尽可能多处理一些邮件，在给上司的通知中应清楚地说出邮件的主题，或者把邮件交给公司其他人处理；
5、把寄给上司的邮包连续编号(如3—1、3—2、3—3、3—4)，这样就会知道所寄的邮件上司是否全部收到了。如果上司外出不止一地，在邮包上编号就显得尤为重要了；
6、如果上司正在度假，并且不让秘书转交邮件时，可以把需要上司亲自处理的邮件先保存下来，并在对发件人回复的信中告诉对方何时可以得到回复；
7、把积压的邮件分别装入纸袋，标上“需要签字的邮件”、“需要某某处理的邮件”、“需要阅读的邮件”、“报告”、和“一般阅读材料”(上司可能想读的各种各样的广告出版物)。 |
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