邮件的签字
在请上司在邮件上签字时应该注意以下几点：
在邮件发出之前请上司签字时，要把你或者其他人撰写的所有邮件和需要上司签字的邮件区分开来，以提高工作的效率；
送邮件给上司签字时，要根据上司喜好决定是否将邮件和附件一起给他，这样可省去不必要的麻烦；
在原邮件写好而没有修改和签字之前一般不要进行复印，这样就不会在修改原信件的同时还要修改复印件。
查对地址
收信人姓名、地址必须与邮件所寄的收信人姓名、地址一致，以减少发生误差的几率，加快邮递过程。
有些公司喜欢使用开窗信封，从而可省去在信封上打印收信人姓名、地址的手续。如果使用开窗信封，信笺上的收信人姓名、地址必须完整：它必须包括完整的姓名、街名、城市、州及邮政编码。如可能的话，还需包括邮政信箱和办公室的号码。在这些项目中，如使用信箱号的邮政编码，就不要写街道名称；国外的州名缩写首字母必须大写，并且不要加标点。
——如果想做一位认真负责的秘书，应该购买一本最新的包含正确的地址和邮政编码的邮政查阅薄。
查对邮件标记
★有两类邮件标记需要打印在邮件上
☆邮件性质标记，如“私人”或“保密”；
☆邮寄方式标记，如“挂号件”或“特件”。
★在标注这些标记和进行其他事务时的注意事项
☆标记要醒目，拼写完整，一律用大写字母打印在邮件上；
☆应该保证给每封信的信封上做一道标记线，一个特定邮寄标记，或者做一个信件性质标记；
☆信件性质标记，要符合规格地打印在回信地址以下四行的位置上，或者打印在信封顶边以下九行的位置上；
☆打印信件性质标记，至少要离开信封左边3 cm；
☆除了“私人”和“保密”这类字样的标记，信件性质的其他标记，如“请送交”等一般可用大写字母和小写字母打印，并在标记下打印一道下划线；
☆其他邮件性质标记在信封上的位置也照此办理；
☆ 邮寄方式标记和特殊邮件标记可打印在信件性质标记的同一行(第九行)，打印时用大写字母，并离开信封右边38 mm。查对附件
★如何查对附件
作为秘书，一定要注意查对邮件后面所注明的全部附件是否齐全，这是非常重要的；可以用醒目的标记标在邮件的附件说明上，提醒阅信者参阅附件；一定要注意把所有的附件和原件附在一起，因为对于收件人来说，没有收到附件和收到错误的附件的信都是无用的。下面所列的是一些指导性的做法，与实际工作相联系，定会所有收获：
☆如果附件比邮件小得多，可以把它订在邮件的左上角，如果附件不能订，则可以用胶带粘在一张卡片上，或者放在一个有标记的小信封里，然后把卡片或小信封和信订在一起；如果有两个以上的附件，则把最小的放在最上面。
☆如果附件比邮件大，如说小册子、说明书等其他印刷材料或其他物品，则不能使用一般的商业信封，而使用很大的信封。
★处理方法
☆把邮件和附件一起装入一个很大的信封，在这种情况下统一按一类邮件收费；
☆使用组合信封，这种信封很大，口盖使用的是专用的扣钉住，信封前面是一个小一点的信封，邮件就放在里面，它的口盖需要粘封，邮寄时，大信封按三类邮件收费，而小信封则按一类邮件收费；
☆附件用一个不封口的信封寄，而邮件则用另一个封口的信封寄；附件可以放在包裹里寄，但信件要按一类邮件收费。
如果附件和邮件一般大。拿邮寄带有附件的信件来说，则可以像信件一样折叠并放入普通的商业信封，如果附件有两三页，
则可以把它们订起来，但不要和信件订在一起；先折叠附件，再折叠信件，然后再把折好的附件放在信件的最后一折里，这
样取信时，附件也会随着被取出来。 |
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