★建立出资登记簿
邮件贴上邮票后，应将其记录在邮资登记簿上，以备检查使用邮票情况、核对发出邮件的情况。收发员每天清晨都要记下邮资收支情况，表明购入邮票数量和已支出邮票的差额。
目前，许多办公室已经不再使用邮资登记簿，因为登记要占很多时间，而且能够自动记录已付邮资数额的盖印机已普遍采用。但是有些规模不大的公司仍然使用邮票信，如果不需要记录发信详细情况，收发员只需记录每天使用邮票总数即可。
★邮资控制技巧
☆反复检查邮寄名单，保证名单上的每一个人都能收到一份邮件；定期更新邮寄名单，去掉过期或不准确的地址；
☆如果发现给同一个人发邮件的频率很高，看看是否有可把几封邮件合成一封发出；
☆尽量将邮件中不必要的附件去掉；
☆如果可能的话，可以设计“传送名单”，这样可以代替多份发送，只需发出一封信，通过“传送名单”将信件传阅即可；
☆如果办公室的长篇报告和其他文件的邮寄是其很重的负担，可以考虑使用缩微胶卷；
☆要比较传真、电子信件和其他电子信息的价格，选择恰当的发送方式；
☆要考虑是否可以使用价格便宜一些的批量邮寄；
☆使用快递服务时，要比较电子发送和邮局及专递的价格；
☆要到邮局查询你是否有资格享受邮递专线预先分拣折扣；
☆在本地区内联系要尽量使用电话；
☆要根据实际情况选择发送方式，比如使用正常的一类邮件就能在允许的时间内到达接收方，则就不要花更多的钱使用快速消息接发服务；
☆信息要言简意赅——因为冗长的信无论以何种方式发送都要多花钱；
☆要建立设备和用品使用权限制度，防止非授权使用。
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