★顺序的先后与时间的分配
掌握上司的工作脉络及其与公司内、外各组织的关联，经常考虑应该先做那项工作并向上司请示报告。请示时要认真，不要只报告聚会或会见的开始时间而不考虑需占用的时间。
★进行预约的方法
预约是以书面或口头(电话)方式来进行的。如果是通过对方秘书得到的预约，要请对方秘书向其上司报告和请示，且不要忘记确认是否接受。有的预约不是通过秘书而是通过上司直接决定的。这时，秘书也要马上与上司取得联系，以便进行必要的准备工作。
★合理地安排日程，时间上留有充分的余地
安排上司的工作日程，在时间上一定要留有余地。有许多秘书都犯过这样的错误：为了争分夺秒，上司刚开完董事会，就安排与A先生会谈等。其实，这样看似时间排得很紧，似乎人的潜力得到了最大程度的发挥，然而事实证明，这并不能提高工作效率。因为如果上司刚刚开完董事会，思想还不能一下子转过弯来，加之没有休息，比较疲劳，这样的状态与A先生会谈，是不会取得最佳的效果的。而且如果董事会要延长时间的话，岂不是白白浪费A先生的时间?所以，在制定日程表的过程中，最大的困难就是时间的测算。董事会要开多久，与A先生的会谈需要几个小时等，这两项活动之间要留多少时间，以应付突然事件的发生等等都要计划好。如果是公司内部的会议及其他活动，时间的测算也许要容易一点，与公司外部客人的会谈则不好说了。比如说签合同，如果事先知道对方会提出什么条件和要求，事情也许会好办一点，如果事先不知道的话，还需要讨价还价，合同签下来到底需要多少时间，就更加难以预测了。因此秘书在安排日程表的时候，最好在每项工作规定的时间后，再加上10分钟。15分钟的机动时间。 |
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